Alle relevanten Funktionen sind durch Benutzergruppen in der Exchange-Umgebung abgebildet. Daraus ergibt sich die Bezeichnung, z.B. BFKDO Zwettl - BFKDT (N22).

Die systematische Mailadresse ist dazu N + Instanznummer + Funktionskürzel aus FDISK, z.B. N22BFKDT@feuerwehr.gv.at 

Für alle Funktionen gibt es in allen übergeordneten Instanzebenen immer eine "Alle-Gruppe", z.B. "LFKDO NÖ - Alle BSBEDV" (Mailadresse dazu: N_ALLE_BSBEDV@feuerwehr.gv.at)

Das Berechtigungskonzept (wer an welche Verteiler senden darf) baut auf vier Stufen auf und soll Massenaussendungen und Spammails verhindern.

Die Einstufung jedes einzelnen Benutzers erfolgt automatisch auf Grundlage der "höchstwertigen" Funktion, abgeleitet von der Instanzebene (LFKDO, BFKDO, AFKDO, FW)

z.B.: BFKDT kann an alle Gruppen im BFKDO senden
ASB EDV kann an alle Gruppen auf Ebende AFKDO senden
Mitglied eines ARBA im LFKDO kann an alle auf Ebene LFKDO senden.

Ausnahmen davon sind nicht möglich. Außerdem kann von außerhalb des Systems überhaupt an KEINE Benutzergruppe gesendet werden.

Postfach in Outlook oder am Handy 

Jeder Benutzer kann sein Postfach auch über ein Mailprogramm (z. B. Microsoft Outlook) verwenden. Wichtig ist die Auswahl des Konto-Typs mit "Microsoft Exchange Konto"

Dies gilt auch für die Einbindung am Smartphone oder Tablet. Teilweise besteht auch die Möglichkeit, direkt ein Office365-Konto einzubinden. Auch eigene Apps (z.B. Microsoft Outlook) stehen in den jeweiligen Appstores zur Verfügung.

Für Android

Outlook:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=de

Weitere Microsoft Apps können aus den Google Apps Store bezogen werden.

Für iOS 

Outlook:

https://itunes.apple.com/de/app/microsoft-outlook-email-calendar/id951937596?mt=8

Weitere Microsoft Apps können aus den iTunes Store bezogen werden.