Dieser Artikel dient der allgemeinen Information an Benutzer und Entscheidungsträger in den Feuerwehren des NÖ Landesfeuerwehrverbandes zum Themengebiet "Umstellung auf kostenpflichtige Office 365 Lizenzen" mit Wirksamkeit Oktober 2023.

Vorgeschichte

Die Office 365 Lösung des NÖ Landesfeuerwehrverbandes unter der Domäne feuerwehr.gv.at wurde im Jahr 2014 eingeführt. Der Benutzerkreis wurde seither stetig ausgebaut und umfasst mit August 2023 ca. 27.000 Benutzer. Die Lösung wurde initial durch die Firma Microsoft aktiv für freiwillige Feuerwehren beworben. Die Nutzung sollte für Non-Profit Organisationen (zu denen auch das NÖ Feuerwehrwesen gezählt wird) kostenlos sein. 

Im Jahr 2022 wurde der NÖ Landesfeuerwehrverband informiert, nicht konform mit den Vorgabe zu arbeiten - die Aktivität der Benutzer entspricht nicht den Vorgaben von Microsoft (80% aller kostenlos lizenzierten Benutzer müssen innerhalb von 90 Tagen mindestens einen Cloud Dienst nutzen um aus Sicht von Microsoft als "aktiv" gewertet zu werden) und liegt nur bei rund 45%. Diverse intensive Diskussionsrunden mit Microsoft (in Österreich, Europa sowie USA) führten zu keinen Ergebnissen. Schlimmer noch, der Landesfeuerwehrverband Tirol wurde temporär sogar als "betrügerisch" im System gekennzeichnet - es drohte der sofortige Verlust aller Office 365 Zugänge. In den Richtlinien für Non-Profit Grants (Spenden) steht - unklar seit wann - explizit drinnen, dass "Freiwillige" (eng. "volunteers") NICHT mit kostenlosen Lizenzen ausgestattet werden dürfen. Diverse Fristsetzungen im führten im Herbst 2022 zum radikalen Lizenz-Entzug bei ca. 2500 Benutzern die zu diesem Zeitpunkt am "inaktivsten" wirkten. Mit dieser Handlung konnten größere Auswirkungen auf alle Benutzer vorläufig abgewendet werden.

Einstellung des E2-Plans

Office 365 wird nach verschiedenen Plans lizenziert. In dem Plan wird geregelt welche Services in welchem Umfang zur Verfügung stehen bzw. genutzt werden können. Seit 2014 verwendet der NÖ Landesfeuerwehrverband den E2 Plan - dieser umfasst die bekannten Services (50 GB Mailspace, 1 TB OneDrive Cloudspeicher, etc. - pro Benutzer) und ist in der Benutzeranzahl unbegrenzt kostenlos. Jede einzelne Lizenz dieses Plans kostet exakt 0 Euro pro Monat. Der NÖ Landesfeuerwehrverband hat seit 2016 rund 100.000 Lizenzen dieser Kategorie - dieser Umstand ermöglichte die weitgehend einfache Handhabung, gesteuert via FDISK automatisiert Benutzer zu erstellen. Es war jahrelang irrelevant wie viele Benutzer stetig hinzukommen - die Gesamtsumme hat sich nie geändert und war immer bei 0 Euro.

Im April 2023 wurden die Spielregeln grundlegend geändert - seitens Microsoft wurde mit ca. 6 Monaten Vorlaufzeit das Ende des E2 Plans verkündet. Diese Änderung ist global und trifft unzählige Non-Profit Organisationen gleichzeitig - allfällige Ausnahmen bzw. Abweichungen sind nicht vorgesehen. Als Alternative wird der E1 Plan vorgeschlagen - dieser ist hinsichtlich Funktionsumfang deckungsgleich - einzig der E1 Plan ist kostenpflichtig.

Die konkreten Kosten pro Lizenz variieren je nach Lizenzvertrag / Datum des Abschlusses / Laufzeit / etc. - für den NÖ Landesfeuerwehrverband liegen die Kosten pro E1-Lizenz bei rund 2.81 € pro Benutzer und Monat (inkl. MWST) und werden bis 2025 garantiert - danach ist eine Erhöhung zu erwarten / wahrscheinlich.

Nun ist es ein recht einfaches Rechenbeispiel - bei 100.000 Lizenzen zu je 2.81 € belaufen sich die Lizenzkosten zukünftig (ohne Anpassung) auf 281.000 Euro / Monat oder rund 3.3 Mio. Euro pro Jahr. Es ist naheliegend, dass diese Summe nicht zur Verfügung steht bzw. das System damit gänzlich unfinanzierbar wird. Richtigerweise muss man natürlich mit 27.000 Lizenzen rechnen - das macht es jedoch nur bedingt besser: 75.870 Euro / Monat oder knapp eine Mio. Euro pro Jahr. Diese Lizenzzahl ist jedoch täglichen Schwankungen unterlegen und kann bis zum theoretischen Maximum der Mitglieder ansteigen - das wären dann wieder 100.000 Lizenzen.

Es muss also eine Lösung gefunden werden. 

Was ist seit April 2022 passiert?

Die Auswirkungen wurden zusammengefasst - die verschiedenen Rechenbeispiele ausgeführt und ein Lösungsweg skizziert der die zu erwartenden Kosten in einen finanzierbaren Bereich bringt. Bei der Bezirkskommandantenklausur im Mai 2023 wurde eine erste Version des Plans vorgestellt. Dieser sieht grundlegend folgende Änderungen vor:

• Definition von Funktionen  (z.B. BFKDT, BAZ Disponent, uvm.) die Mitglieder auch zukünftig für einen Office 365 Zugang qualifizieren sollen - Kosten trägt der NÖ Landesfeuerwehrverband
• Möglichkeit der Kostenübernahme durch die eigene Feuerwehr - Entscheidung trägt das jeweilige Feuerwehrkommando 
• Umstellung aller übrigen Benutzer auf MailUser → verfügen über einen Benutzer und eine @feuerwehr.gv.at E-Mail Adresse können jedoch keine Office 365 Funktionen verwenden, erhalten jedoch weiterhin Informationen / Aussendungen und können eigene Dienste wie FDISK oder die e-Learningplattform Moodle weiter verwenden

Ebenso wurde der - äußerst sportliche - Zeitplan vorgestellt und zur Kenntnis genommen: