Dieser Artikel dient der allgemeinen Information an Benutzer und Entscheidungsträger in den Feuerwehren des NÖ Landesfeuerwehrverbandes zum Themengebiet "Umstellung auf kostenpflichtige Office 365 Lizenzen" mit Wirksamkeit Oktober 2023.

Vorgeschichte

Die Office 365 Lösung des NÖ Landesfeuerwehrverbandes unter der Domäne feuerwehr.gv.at wurde im Jahr 2014 eingeführt. Der Benutzerkreis wurde seither stetig ausgebaut und umfasst mit August 2023 ca. 27.000 Benutzer. Die Lösung wurde initial durch die Firma Microsoft aktiv für freiwillige Feuerwehren beworben. Die Nutzung sollte für Non-Profit Organisationen (zu denen auch das NÖ Feuerwehrwesen gezählt wird) kostenlos sein. 

Im Jahr 2022 wurde der NÖ Landesfeuerwehrverband informiert, nicht konform mit den Vorgabe zu arbeiten - die Aktivität der Benutzer entspricht nicht den Vorgaben von Microsoft (80% aller kostenlos lizenzierten Benutzer müssen innerhalb von 90 Tagen mindestens einen Cloud Dienst nutzen um aus Sicht von Microsoft als "aktiv" gewertet zu werden) und liegt nur bei rund 45%. Diverse intensive Diskussionsrunden mit Microsoft (in Österreich, Europa sowie USA) führten zu keinen Ergebnissen. Schlimmer noch, der Landesfeuerwehrverband Tirol wurde temporär sogar als "betrügerisch" im System gekennzeichnet - es drohte der sofortige Verlust aller Office 365 Zugänge. In den Richtlinien für Non-Profit Grants (Spenden) steht - unklar seit wann - explizit drinnen, dass "Freiwillige" (eng. "volunteers") NICHT mit kostenlosen Lizenzen ausgestattet werden dürfen. Diverse Fristsetzungen führten im Herbst 2022 zum radikalen Lizenz-Entzug unsererseits bei ca. 2.500 Benutzern, die zu diesem Zeitpunkt am "inaktivsten" wirkten. Mit dieser Handlung konnten größere Auswirkungen auf alle Benutzer vorläufig abgewendet werden.

Einstellung des E2-Plans

Office 365 wird nach verschiedenen Plans lizenziert. In dem Plan wird geregelt welche Services in welchem Umfang zur Verfügung stehen bzw. genutzt werden können. Seit 2014 verwendet der NÖ Landesfeuerwehrverband den E2 Plan - dieser umfasst die bekannten Services (50 GB Mailspace, 1 TB OneDrive Cloudspeicher, etc. - pro Benutzer) und ist in der Benutzeranzahl unbegrenzt kostenlos. Jede einzelne Lizenz dieses Plans kostet exakt 0 Euro pro Monat. Der NÖ Landesfeuerwehrverband hat seit 2016 rund 100.000 Lizenzen dieser Kategorie - dieser Umstand ermöglichte die weitgehend einfache Handhabung, gesteuert via FDISK automatisiert Benutzer zu erstellen. Es war jahrelang irrelevant wie viele Benutzer stetig hinzukommen - die Gesamtsumme hat sich nie geändert und war immer bei 0 Euro.

Im April 2023 wurden die Spielregeln grundlegend geändert - seitens Microsoft wurde mit ca. 6 Monaten Vorlaufzeit das Ende des E2 Plans verkündet. Diese Änderung ist global und trifft unzählige Non-Profit Organisationen gleichzeitig - allfällige Ausnahmen bzw. Abweichungen sind nicht vorgesehen. Als Alternative wird der E1 Plan vorgeschlagen - dieser ist hinsichtlich Funktionsumfang deckungsgleich zum E2 Plan - einzig der E1 Plan ist kostenpflichtig.

Die konkreten Kosten pro Lizenz variieren je nach Lizenzvertrag / Datum des Abschlusses / Laufzeit / etc. - für den NÖ Landesfeuerwehrverband liegen die Kosten pro E1-Lizenz bei rund 2,81 € pro Benutzer und Monat (inkl. Umsatzsteuer) und werden bis 2025 garantiert - danach ist eine Erhöhung zu erwarten / wahrscheinlich.

Nun ist es ein recht einfaches Rechenbeispiel - bei 100.000 Lizenzen zu je 2,81 € belaufen sich die Lizenzkosten zukünftig (ohne Anpassung) auf 281.000 Euro / Monat oder rund 3,3 Mio. Euro pro Jahr. Es ist naheliegend, dass diese Summe nicht zur Verfügung steht bzw. das System damit gänzlich unfinanzierbar wird. Richtigerweise muss man natürlich mit 27.000 Lizenzen rechnen - das macht es jedoch nur bedingt besser: 75.870 Euro / Monat oder knapp eine Mio. Euro pro Jahr. Diese Lizenzzahl ist jedoch täglichen Schwankungen unterlegen und kann bis zum theoretischen Maximum der Mitglieder ansteigen - das wären dann wieder 100.000 Lizenzen.

Es muss also eine Lösung gefunden werden. 

Was ist seit April 2022 passiert?

Die Auswirkungen wurden zusammengefasst - die verschiedenen Rechenbeispiele ausgeführt und ein Lösungsweg skizziert, der die zu erwartenden Kosten in einen finanzierbaren Bereich bringt. Bei der Bezirkskommandantenklausur im Mai 2023 wurde eine erste Version des Plans vorgestellt. Dieser sieht grundlegend folgende Änderungen vor:

• Definition von Funktionen (z.B. BFKDT, BAZ Disponent, uvm.), die Mitglieder auch zukünftig für einen Office 365 Zugang qualifizieren sollen - Kosten trägt der NÖ Landesfeuerwehrverband
• Möglichkeit der Kostenübernahme durch die eigene Feuerwehr - Entscheidung trifft das jeweilige Feuerwehrkommando 
• Umstellung aller übrigen Benutzer auf MailUser → verfügen über einen Benutzer und eine @feuerwehr.gv.at E-Mail Adresse können jedoch keine Office 365 Funktionen verwenden, erhalten jedoch weiterhin Informationen / Aussendungen und können eigene Dienste wie FDISK oder die e-Learningplattform Moodle weiter verwenden

Ebenso wurde der - äußerst sportliche - Zeitplan vorgestellt und zur Kenntnis genommen:

Als Ziel lässt sich festhalten, dass alle Benutzer die Office 365 und seine Vorteile nutzen wollen, dieses auch weiterhin tun können. Zusätzlich wird zahlreichen Mitgliedern, aufgrund ihrer Funktionen, zukünftig die Verwendung vorgegeben - hier ist kein OptOut möglich/vorgesehen. Dienstliche Informationen werden wie seit 2014 begonnen nur mehr auf diesen Kommunikationswegen zur Verfügung gestellt.

Welche Lizenzen gibt es?

Es sind folgende Lizenzen vorgesehen / möglich

Vor- und Nachteile der einzelnen Lizenzen

Office 365 E1 (Standardlizenz)

Kosten: € 2,81/Monat bzw. € 33,72/Jahr

Details: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/enterprise/office-365-e1

Office 365 F3 

Kosten: € 0,96/Monat bzw. € 11,52/Jahr

Details: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/enterprise/office-365-f3

Office 365 E3 

Kosten: € 7,54/Monat bzw. € 90,48/Jahr

Details: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/enterprise/office-365-e3

Vergleiche mit anderen Lizenzangeboten von Microsoft:

• Microsoft 365 Family (wäre für Feuerwehr NICHT zulässig) - für bis zu 6 Personen: € 99,00/Jahr
• Microsoft 365 Single - für 1 Person - € 69,00/Jahr
• Microsoft 365 Business Basic (vergleichbar mit E1) - € 67,20/Jahr (vs. € 33,72/Jahr E1-Lizenz)
• Microsoft 365 Business Standard (vergleichbar mit E3) - € 140,40/Jahr (vs. € 90,48/Jahr E3-Lizenz) 

Wer erhält welche Lizenz?

Zu unterscheiden gilt es bei dieser Frage, ob die Zuweisung automatisch erfolgt oder manuell. Der überwiegende Teil der Zuweisungen im System erfolgt automatisch auf Basis von "qualifizierenden Funktionen". 

Was ist nun eine "qualifizierende Funktion"?

Es handelt sich dabei um eine im Vorfeld definierte Funktion, die auf Basis von Entscheidungen im System entsprechend gekennzeichnet wurde. Wird einem Mitglied eine beliebige derartige Funktion zugewiesen (z.B. Bezirksfeuerwehrkommandant) erhält man automatisch mindestens die dafür vorgesehene Office 365 E1 Lizenz. Es gibt für diese Funktionsträger kein OptOut - d.h. der Zugang bzw. die Lizenz ist nicht abbestellbar, einzig eine Funktionsniederlegung beendet auch die Qualifikation dafür.

Wenn mehrere qualifizierende Funktionen bestehen / aufrecht sind, wird nur eine Lizenz zugewiesen.

Was passiert wenn bereits eine E1 oder F3 Lizenz bestand?

Hat die betreffende Person zum Zeitpunkt der Zuweisung einer qualifizierenden Funktion bereits manuell eine E1 oder F3 Lizenz besessen, so bleibt diese Zuweisung weiterhin ersichtlich und aufrecht jedoch wird die "höherwertige" Lizenz auf LFKDO-Ebene im System zugewiesen. Es erfolgt damit auch die Kostenübernahme durch das LFKDO.

Was passiert wenn bereits eine E3 Lizenz bestand oder zugewiesen werden soll?

Die E3 ist höherwertiger als die E1 Lizenz. War diese bei Zuweisung einer qualifizierenden Funktion bereits vorhanden oder soll nachträglich erhöht werden, wird im System die E3 Lizenz zugewiesen und die Kostenübernahme wird an die zuweisende Instanz (Feuerwehr oder LFKDO) verschoben.

Manuelle Zuweisungen

Ungeachtet der qualifizierenden Funktionen können beliebig viele (max. 999) manuelle Lizenz Zuweisungen pro Lizenz Art vorgenommen werden. Die Entscheidung darüber wer eine Lizenz erhält, liegt bei der zuweisenden Instanz (im Normalfall die Feuerwehr). Die Einträge bestehen parallel zu den ggf. vorhandenen automatischen Zuweisungen, kommen aber nur zur Verrechnung wenn keine automatische Zuweisung mehr existieren sollte. Eine manuelle Zuweisung kann somit auch als Backup gesehen werden um weiterhin Zugang zu den Office 365 Funktionen sicherzustellen, auch wenn eine Funktions-Beendigung bevorsteht.

Zusätzliche Lizenzen (Fahrzeuge, etc.)

Zusätzliche Benutzer-Accounts (inkl. Lizenzen) die nicht an eine Person gebunden sind (z.B. Account für ein Tablet in einem Fahrzeug, etc.) sind per Ticketsystem zu beantragen. Der genaue Prozess dafür wird noch definiert - die Anforderung wird vermutlich per Ticketsystem / Service-Portal erfolgen.

Wie funktioniert die Lizenz-Zuweisung?

Die Verwaltung der Office 365 Lizenzen erfolgt via FDISK im Bereich Dienstpostenplan. 

Im Dienstpostenplan gibt es eine zusätzliche Funktionsgruppe "Office 365 Lizenzierung" - dahinter werden alle "Pseudo-Funktionen" für die Verwaltung der Lizenzen zusammengefasst.

Die unterschiedlichen Lizenzen bzw. Verrechnungsarten werden nachfolgend zusammengefasst: (grün = Selbstverwaltung, gelb = Automatismus)

Beispielhafte Zuweisung mit verschiedenen Details (Hinweise im Feld "Bemerkung")

Wie kann eine Zuweisung beendet werden?

Beendet werden können nur manuell ergänzte Einträge. Die Beendigung kann nur jahresweise erfolgen und erfolgt durch Eintrag in das Feld "BIS".

Beispiele:

• Zuweisung VON 01.10.2023 → mögliches erstes Ende: 01.10.2024 → wird eine Datum vor dem 01.10.2024 eingetragen, erfolgt asynchron eine Korrektur auf den 01.10.2024 durch das System im Hintergrund. 
• Zuweisung VON 01.10.2023 → Eintrag von BIS-Datum 12.12.2024 → resultierendes BIS-Datum (wird asynchron korrigiert) ist der 01.10.2025

Zuweisung beenden - Schritt für Schritt Anleitung FDISK

1) FDISK öffnen

2) Menü "FW" - "Dienstpostenplan" öffnen

3) Rechtes Menü "Office 365 Lizensierung" öffnen

4) Suchen Button klicken (listet alle Lizenzen auf)

5) Bei den Lizenzen die NICHT mehr gewünscht sind Datum "30.09.2023" eintragen und speichern drücken!

Was passiert wenn ein Benutzer keine Lizenz mehr hat?

Wenn einen Benutzer über keine Lizenz mehr verfügt (z.B. weil alle automatischen Qualifikationen/Funktionen beendet wurden), sind sämtliche Office 365 Funktionen nicht mehr nutzbar. Alle gespeicherten Daten (Exchange Online, OneDrive, etc.) werden spätestens 30 Tage nach Entzug der Lizenz gelöscht und sind ab dann nicht mehr wiederherstellbar!

Ohne Lizenz bestehen jedoch immer noch Zugangsdaten - diese sind für die verschiedenen IT-Services des NÖ Landesfeuerwehrverbandes (FDISK 2.x, e-Learning Moodle, etc.) weiterhin verwendbar.

Umstellung auf Mail-User ( = Basis Benutzer („feuerwehr.gv.at-Benutzer (ohne Office 365)“) + hinterlegter Email in FDISK)

Wenn die betreffende Person eine Erreichbarkeit vom Typ E-Mail in FDISK hinterlegt hat wird das Benutzer-Objekt auf einen "MailUser" umgestellt. Damit existiert weiterhin die Erreichbarkeit mittels @feuerwehr.gv.at E-Mailadresse (direkt oder über die zahlreichen Verteilergruppen) und die eingehende E-Mail wird an die externe E-Mailadresse weitergeleitet.

Werden in FDISK bei dem Mitglied mehrere Erreichbarkeiten des Typs "E-Mail" erfasst, erfolgt die Reihung nach der "Verwenden"-Checkbox sowie der Erreichbarkeits-Art in folgender Reihenfolge:

Funktionsweise für "Basis"-Benutzer (e-Learning, etc.) ohne Office365-Lizenz („feuerwehr.gv.at-Benutzer (ohne Office 365)“)

In dem Artikel wird weitgehend auf die Funktionsweise bzgl. Office 365 Lizenzierung eingegangen - eine wesentliche Gruppe stellen jedoch auch die "Basis"-Benutzer ohne Office 365 Lizenz dar. Bisher war jeder Benutzer gleichzeitig auch ein (kostenlos) lizenzierter Office 365 Benutzer, dieser Umstand ändert sich mit Oktober 2023. 

Zukünftig (ab Oktober) werden alle normalen Benutzer ("Basis-Benutzer") automatisch generiert, sobald diese gebraucht werden. Es ist daher kein aktives Zutun der Feuerwehr notwendig. Wenn ein Mitglied auf die Teilnehmerliste eines e-Learning Kurses gesetzt wird, wird am darauf folgenden Tag im Hintergrund kontrolliert ob dieses Mitglied bereits über Zugangsdaten verfügt. Ist dies nicht der Fall, so wird wie gewohnt ein Benutzer generiert und die Zugangsdaten an die Feuerwehr verschickt (Hinweis September 2023: es wird evaluiert ob die Zugangsdaten zukünftig parallel an alle Instanzen, bei denen die konkrete Person Mitglied ist, geschickt werden können.)

Dieser Basis-Benutzer ist für die betreffenden Feuerwehren weiterhin kostenlos und wird für alle IT-Services benötigt, die der NÖ Landesfeuerwehrverband selbst zur Verfügung stellt (e-Learningplattform "moodle", FDISK 1 bzw. FDISK 2, etc.). Veranschaulichen lässt sich dies mit dem nachfolgenden Bild:

(der Basis-Benutzer KANN über eine Office 365 Lizenz verfügen, dann kann er alle Dienste nutzen, dies ist jedoch KEINE Voraussetzung für die internen Dienste des NÖLFV)

Was tun wenn keine Zugangsdaten empfangen werden?

Werden am Folgetag keine Zugangsdaten für das betreffende Mitglied empfangen, dann hat es vermutlich zum Zeitpunkt der Kontrolle bereits einen entsprechenden Benutzer im System gegeben. Dann wurden die Zugangsdaten bereits in der Vergangenheit verschickt - ein neuerlicher Versand ist unmöglich. 

Daher ist in Fällen, in denen dem Mitglied bzw. der Feuerwehr die Zugangsdaten unbekannt sind, stets der Support (support@feuerwehr.gv.at) zu kontaktieren. Der Support kümmert sich anschließend zeitnah um das Problem.

Auswertungen

Seitens NÖ Landesfeuerwehrverband erfolgt eine monatliche Aussendung an jede Feuerwehr mit Detailinformationen zu allen Benutzern der eigenen Feuerwehr. Diese Aussendung enthält auch weiterführende Informationen über die Benutzeraktivität. 

Die Farben können wie folgt interpretiert werden:

Wie funktioniert die Verrechnung?

Lizenzen werden immer für 12 Monate verrechnet. Stichtag für die Ermittlung ist der 30. September jeden Jahres. Es ist nicht relevant wie viele Zuweisungen zu diesem Zeitpunkt bestehen, sondern wie viele Zuweisungen innerhalb der letzten 12 Monate zugewiesen wurden. Allfällige Mehrfachzuweisungen werden bei der Auswertung bestmöglich berücksichtigt. Es wird bei Mehrfachzuweisungen vorrangig eine Verrechnung an das LFKDO durchgeführt.

Die Daten werden in das Buchhaltungssystem des NÖ Landesfeuerwehrverbandes übernommen und von dort automatisiert abgebucht. 

Die Feuerwehr erhält eine Detailübersicht bzgl. der verrechneten Lizenzen.

Diverse Fragen und Antworten

In diesem Kapitel werden allfällige Fragen bzw. deren Antworten dokumentiert. Für alle weiteren Fragen bitte ein E-Mail an support@feuerwehr.gv.at. 

Was passiert, wenn eine qualifizierte Funktion mitten im Jahr beendet wird (z.B.: Neuwahl Feuerwehrkommandant)?

Eine Lizenz-Zuweisung ist Aufgrund des Verwaltungsaufwandes stets auf 12 Monate gerechnet - die Lizenz des scheidenden Kommandanten (oder andere Funktion) bleibt daher - unter der Grundvoraussetzung, dass noch eine aufrechte Mitgliedschaft besteht - bis zum Ende der 12 Monate bestehen. Der neue Funktionsträger erhält umgehend mit der Funktion einen Zugang und damit eine Lizenz. Es kommt zu keiner nachteiligen Einzelverrechnung für die Feuerwehr.

Was passiert, wenn eine Office 365 Lizenz plötzlich nicht mehr benötigt wird (z.B.: Mitglied tritt aus Feuerwehr aus bzw. verstirbt?)

Der Benutzer wird deaktiviert, die Lizenz wird dadurch frei.

Warum brauchen Mitglieder des Kommandos eine Office 365 Lizenz?

Es ist eine der Grundentscheidungen im Office 365 System "feuerwehr.gv.at", dass abgesehen von den Funktionären (BFKDT, AFKDT, etc.) vor allem die KDO-Mitglieder auf direktem Wege - persönlich - adressierbar / erreichbar sind. Die Erreichbarkeit soll im Rahmen des gemeinsamen Systems erfolgen und nicht auf die Verfügbarkeit / Erreichbarkeit / Auslastung von Drittsystemen (private Mailadressen/-provider) angewiesen sein. Die Erreichbarkeit soll "bestmöglich" sichergestellt sein - darin ist auch der Umstand enthalten, warum für alle Kommando-Mitglieder und nicht nur für den Kommandant ein Zugang eingerichtet wird. Für Informationen am Dienstweg wird ausschließlich die qualifizierte Kommunikation per E-Mail angewendet.

Das "Feuerwehr-Postfach" ist ferner die Absicherung der Informationen für einen allfälligen Führungswechsel innerhalb der Feuerwehr. Ferner ist dieser Benutzer für allfällige Dienste im Feuerwehrhaus anwendbar (soweit relevant) - die Zugangsdaten für dieses Postfach sollen jedenfalls nicht zwischen mehreren Personen geteilt werden. Die Zugangsdaten sind im Rahmen eins Kommandowechsels zu übergeben bzw. ggf. zu ändern. Die aktiven Kommando-Mitglieder werden zukünftig explizit für dieses Postfach berechtigt - damit entfällt die Weitergabe der Zugangsdaten.

Gewisse Funktionen im Office 365 sollen auch zukünftig "personenbezogen" möglich sein wie:

• Speichern von Inhalten auf OneDrive die nur für das betreffende Mitglied gedacht sind (z.B.: nur Feuerwehrkommandant)
• Microsoft Teams-Einladungen/Meetings mit dem persönlichen Account des Mitglieds 

// gestrichen am 08.09.2023

Warum müssen die verpflichtenden Lizenzen von der Feuerwehr selbst bezahlt werden?

Der NÖ Landesfeuerwehrverband übernimmt nach aktuellen Stand die Lizenz für eine sehr große Anzahl an Benutzern (alle Instanz-Postfächer, alle Postfächer für Mitglieder die eine qualifizierende Funktion ausüben, zahlreiche System-Benutzer) - die Kosten dafür waren nicht eingeplant und müssen kurzfristig finanziert werden.

Erklärtes Ziel ist die Aufrechterhaltung des über gut neun Jahre geschaffenen Systems - kurzfristig ist dies nur durch Unterstützung der einzelnen Feuerwehren realisierbar. Es wird weiterhin intensiv an zusätzlichen Finanzierungsmöglichkeiten oder Systemalternativen gesucht - dies wird jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen. In der Zwischenzeit sollen jedoch so viele Benutzer wie möglich im System "gehalten" werden - daher die eher ungewöhnliche Maßnahme. Wenn es in einzelnen Regionen vorab keine ausreichende Information gegeben hat, ist dies natürlich ärgerlich - wird im Nachgang einer Klärung zugeführt.

Die Festlegung auf FKDT, 1.FKDT-STV und LDV ist ein Mittelweg - nicht optimal, nicht super aber letztlich eine der wenigen gangbaren Möglichkeiten. Die Kosten sind für die einzelne Feuerwehr "vertretbar" aber natürlich nicht erfreulich. Will man etwas positives sehen, dann wohl am ehesten, dass man sich gute neun Jahre "gespart" hat.

// gestrichen am 08.09.2023

Besteht die Möglichkeit die Lizenzkosten persönlich zu übernehmen?

Jedes Feuerwehrmitglied hat die Möglichkeit die Office 365 Cloud unter feuerwehr.gv.at zu verwenden. Die einfachste Möglichkeit ist die Übernahme einer entsprechend qualifizierenden Funktion (überregional). Allen weiteren Mitgliedern kann die eigene Feuerwehr eine Lizenz zuteilen und diese finanzieren - oder eine interne Verrechnung oder teilweise Weiterverrechnung durchführen.

Für alle Feuerwehrmitglieder denen die eigene Feuerwehr zukünftig die Verwendung der Office 365 Lösung (durch Lizenz-Entzug) untersagt, besteht die Möglichkeit der privaten Kostenübernahme. Initial werden alle bestehenden Benutzer, die eine gewisse Aktivität vorweisen können (Auswertung des Systems) und denen die Feuerwehr die bestehende Lizenz widerruft/beendet, aktiv über den Wegfall der Lizenz informiert (Aussendung per E-Mail). In dem Mail sind allfällige Lösungsschritte näher beschrieben.

Generell besteht für jedes Feuerwehrmitglied in NÖ die Möglichkeit einen Benutzer und eine Lizenz zu beantragen. Der Regelfall hierfür führt über FDISK und entsprechende Funktionen - zusätzlich kann der Antrag aber auch per Ticket (E-Mail an support@feuerwehr.gv.at) erfolgen. Die Verrechnung erfolgt dann jahresweise direkt an das betreffende Mitglied.

Warum wird stattdessen nicht eine "wirkliche" Gratis-Lösung / Open-Source Lösung verwendet?

Seitens NÖ Landesfeuerwehrverband wird über das Sachgebiet 1.1 (Informationstechnologie) des österreichischen Bundesfeuerwehrverbandes in Zusammenarbeit mit dem BMF (Bundesministerium für Finanzen) an der Implementierung einer OpenSource Lösung gearbeitet - genaue Details können zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht geteilt werden. Für weitere Fragen bzw. bei Interesse bitte an sebastian.spanninger@feuerwehr.gv.at wenden.

Der große Vorteil der Office 365 Lösung bestand darin, dass auch das gesamte Hosting, Security, etc. seitens Microsoft übernommen wird/wurde. Sprich als Feuerwehr musste man sich nicht umschauen, dass immer ausreichend Speicherplatz auf irgendwelchen Servermaschinen zur Verfügung steht und alle Server z.B.: auf dem aktuellen Sicherheitspatchlevel sind. Sicherheitslücken, Updates, etc. wurden von Microsoft selbst behoben und haben uns in keinster Weise berührt. Es fiel auch vergleichsweise nur ein geringer administrativer Aufwand auf unserer Seite für die Einrichtung und Betrieb der Office 365 Umgebung an, da die gesamte Lösung bei Microsoft selbst gehostet wurde. Auf Seiten des Landesfeuerwehrverbandes musste "nur" die Userverwaltung bzw. Administration der Lizenzen vorgenommen werden. 

Eine ähnliche Lösung auf Open-Source selbst aufzubauen hätte folgende Implikationen:

• Kosten, Zeitaufwand, etc. für Herstellung der notwendigen Hardwareressourcen (Server, Speicherplatz, Platz für Server, etc. bereitstellen)
• Software auf den System einrichten + WARTEN (Updates, Sicherheitspatches, etc.)
• Ausfallsicherheit bereitstellen (Redundanz, etc.)
• Migration der bestehenden Daten in ein neues System (keine 1 zu 1 Kopie möglich)
• Integration der "neuen" Lösung in das bestehende System des NÖ LFV (Verknüpfungen mit anderen Systemen wie FDISK bzw. Active Directory, etc.)

Natürlich würde auch die Möglichkeit bestehen, dass ganze wieder einen externen Anbieter hierfür zu suchen, wobei es hier 2 Schwierigkeiten gibt. Bietet ein anderer Anbieter ein vergleichbares Angebot überhaupt an bzw. sind die Kosten dafür um so viel geringer, dass sich der Aufwand der Umstellung, etc. auszahlt?

Ist die Beschaffung einer eigenen Office 365 Umgebung für den eigenen Wirkungsbereich möglich/sinnvoll?

Wie auf der Microsoft Webseite (Stand Juli 2023, https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/nonprofit/plans-and-pricing) beworben, können gemeinnützige Organisationen eine Office 365 Umgebung bestellen. Diese bietet bis zu 300 Benutzer für "Microsoft 365 Business Basic" kostenlos auf Spendenbasis. 

Klingt im ersten Moment gut - ABER:

• Realisierbar für jede freiwillige Feuerwehr - nicht für AFK und BFK (keine eigene Rechtsperson = LFV) sowie Betriebsfeuerwehren (sofern nicht spendenbezugsberechtigt)
• Die Microsoft verbietet explizit die Ausstattung von "Freiwilligen" im Rahmen des Spendenprogramms (Englisch: https://www.microsoft.com/en-us/nonprofits/eligibility?activetab=pivot1:primaryr4 ; Deutsch: https://www.microsoft.com/de-de/nonprofits/eligibility?activetab=pivot1:primaryr4). Es ist weder zulässig noch empfehlenswert eine Lösung einzuführen die rechtlich nicht zulässig ist.

• Getrenntes System! Benutzer brauchen weitere Zugangsdaten, weitere Mail-Domäne, Administrationsaufwand, etc. etc.

Conclusio: 

• nicht empfehlenswert bzw. unzulässig!

Kann "Microsoft 365 Family" genutzt werden?

"Microsoft 365 Family" (https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/p/microsoft-365-family/cfq7ttc0k5dm) kostet für bis zu 6 Nutzer*innen 99€/Jahr.
Kann dieses Paket für eine Feuerwehr mit den feuerwehr.gv.at-Adressen genutzt werden? Das wäre insgesamt kostengünstiger als die 3 Lizenzen für das Feuerwehrkommando.

Antwort: Ist eine Feuerwehr eine "Family"? → Nein.
Einzige Option ist das organisationsweite Enterprise-Agreement und keine andere Zwischenlösung.

Funktion "Benutzer auf feuerwehr.gv.at" obsolet?

Neben der neuen Funktionsgruppe "Office 365 Lizenzierung" gibt es unter "Feuerwehr - Sonstige" noch die Funktion "Benutzer auf feuerwehr.gv.at". Werden hier nun alle Mitglieder angelegt, die eine feuerwehr.gv.at Mailadresse wollen, aber kein Postfach brauchen. Die also nur eine Weiterleitung eintragen und damit sich auch bei Modulen anmelden können. Wie wird dann die Weiterleitung (Mailadresse) eingegeben? es gibt ja dann kein Postfach mehr. 

Antwort: Voraussichtlich wird es so sein, dass die Funktion "Benutzer auf feuerwehr.gv.at" zukünftig alle Benutzer betrifft (weil sie haben ja einen Benutzername und ein Passwort) - diese sind dann "Basis-Benutzer". Besteht eine Zuweisung zu einem Office 365 Plan, besteht auch das Postfach bzw. die darüber hinausgehenden Funktionen im Office 365 Portal. Detailinformationen dazu werden noch ergänzt.

Verpflichtende Benutzer sind aktuell deaktiviert / ohne Lizenz

Es gibt aktuell schon Mitglieder des FKDOs, die jetzt schon inaktiv sind. Was passiert nun mit diesen? Werden die wieder aktiv? In der Auswertung (Export) scheinen sie wieder auf, haben aber schon ein Endedatum. Diese Feuerwehren haben dann das "Glück", dass sie hier keine Zwangskosten haben.

Antwort: Korrektur der Daten erfolgt Anfang Oktober. Alle denen eine Lizenz zusteht (egal ob freiwillig, via qualifizierender Funktion oder per Vorgabe) erhalten diese Anfang Oktober für min. 12 Monate.

F3 Lizenz - Verwendbarkeit?

F3-Lizenz: Ist diese nur für „Fahrzeuge“ oder auch für Mitglieder möglich? Funktioniert das Arbeiten dann nur über Tablets oder Handy?
Es wäre eine günstigere Alternative.

Antwort: Details können den Microsoft-Unterlagen entnommen werden. Grundsätzlich ist die F3 Lizenz etwas günstiger - hat jedoch einen viel geringeren Funktionsumfang. Die realistische Ersparnis auf Ebene des einzelnen Benutzers ist weitgehend irrelevant - die Abwägung was nun das passendere Lizenzpaket muss pro Benutzer durchgeführt werden. Für "normale" Anwender ist der E1 Plan sicherlich "sinnvoller" - es mag jedoch auch ausreichend Anwendungsfälle für den F3 Plan geben. Der F3 Plan sieht theoretisch nur eine Nutzung mittels Mobilgerät vor!

Benutzer komplett löschen?

Viele Feuerwehren überlegen nun auch den Wünsche mancher "Altfunktionäre" nachzugehen und wollen die feuerwehr.gv.at-Mailadresse komplett löschen lassen. Gibt es da schon ein Procedere?
In den Erläuterungen zum Lizenzwechsel steht u.a. auch, dass eine Umstellung auf einen Mail-User, also eine Weiterleitung an eine persönliche Mailadresse nur dann zustande kommt, wenn das Mitglied auch eine weitere Mailadresse außer die feuerwehr.gv.at-Mailadresse im FDISK gespeichert hat. Ein Entfernen aller Mailadressen beim Mitglied würde dann die Weiterleitung zwar verhindern, aber die feuerwehr.gv.at-Mailadresse würde trotzdem bestehen bleiben. Man könnte noch ein Endedatum im DPPL-Sonstige bei "Benutzer mit feuerwehr.gv.at" eintragen. Wird dann eine Löschung gemacht?

Antwort: Es wird eine Lösung dafür geben - aktuell (Stand Sept. 2023) gibt es dafür noch keine. Einzige aktuelle Möglichkeit ist der Wegfall aller Mitgliedschaften (durch Austritt) - dann wird der korrespondierende Benutzer deaktiviert.