Dieser Artikel dient der allgemeinen Information an Benutzer und Entscheidungsträger in den Feuerwehren des NÖ Landesfeuerwehrverbandes zum Themengebiet "Umstellung auf kostenpflichtige Office 365 Lizenzen" mit Wirksamkeit Oktober 2023.

Vorgeschichte

Die Office 365 Lösung des NÖ Landesfeuerwehrverbandes unter der Domäne feuerwehr.gv.at wurde im Jahr 2014 eingeführt. Der Benutzerkreis wurde seither stetig ausgebaut und umfasst mit August 2023 ca. 27.000 Benutzer. Die Lösung wurde initial durch die Firma Microsoft aktiv für freiwillige Feuerwehren beworben. Die Nutzung sollte für Non-Profit Organisationen (zu denen auch das NÖ Feuerwehrwesen gezählt wird) kostenlos sein. 

Im Jahr 2022 wurde der NÖ Landesfeuerwehrverband informiert, nicht konform mit den Vorgabe zu arbeiten - die Aktivität der Benutzer entspricht nicht den Vorgaben von Microsoft (80% aller kostenlos lizenzierten Benutzer müssen innerhalb von 90 Tagen mindestens einen Cloud Dienst nutzen um aus Sicht von Microsoft als "aktiv" gewertet zu werden) und liegt nur bei rund 45%. Diverse intensive Diskussionsrunden mit Microsoft (in Österreich, Europa sowie USA) führten zu keinen Ergebnissen. Schlimmer noch, der Landesfeuerwehrverband Tirol wurde temporär sogar als "betrügerisch" im System gekennzeichnet - es drohte der sofortige Verlust aller Office 365 Zugänge. In den Richtlinien für Non-Profit Grants (Spenden) steht - unklar seit wann - explizit drinnen, dass "Freiwillige" (eng. "volunteers") NICHT mit kostenlosen Lizenzen ausgestattet werden dürfen. Diverse Fristsetzungen im führten im Herbst 2022 zum radikalen Lizenz-Entzug bei ca. 2500 Benutzern die zu diesem Zeitpunkt am "inaktivsten" wirkten. Mit dieser Handlung konnten größere Auswirkungen auf alle Benutzer vorläufig abgewendet werden.

Einstellung des E2-Plans

Office 365 wird nach verschiedenen Plans lizenziert. In dem Plan wird geregelt welche Services in welchem Umfang zur Verfügung stehen bzw. genutzt werden können. Seit 2014 verwendet der NÖ Landesfeuerwehrverband den E2 Plan - dieser umfasst die bekannten Services (50 GB Mailspace, 1 TB OneDrive Cloudspeicher, etc. - pro Benutzer) und ist in der Benutzeranzahl unbegrenzt kostenlos. Jede einzelne Lizenz dieses Plans kostet exakt 0 Euro pro Monat. Der NÖ Landesfeuerwehrverband hat seit 2016 rund 100.000 Lizenzen dieser Kategorie - dieser Umstand ermöglichte die weitgehend einfache Handhabung, gesteuert via FDISK automatisiert Benutzer zu erstellen. Es war jahrelang irrelevant wie viele Benutzer stetig hinzukommen - die Gesamtsumme hat sich nie geändert und war immer bei 0 Euro.

Im April 2023 wurden die Spielregeln grundlegend geändert - seitens Microsoft wurde mit ca. 6 Monaten Vorlaufzeit das Ende des E2 Plans verkündet. Diese Änderung ist global und trifft unzählige Non-Profit Organisationen gleichzeitig - allfällige Ausnahmen bzw. Abweichungen sind nicht vorgesehen. Als Alternative wird der E1 Plan vorgeschlagen - dieser ist hinsichtlich Funktionsumfang deckungsgleich - einzig der E1 Plan ist kostenpflichtig.

Die konkreten Kosten pro Lizenz variieren je nach Lizenzvertrag / Datum des Abschlusses / Laufzeit / etc. - für den NÖ Landesfeuerwehrverband liegen die Kosten pro E1-Lizenz bei rund 2.81 € pro Benutzer und Monat (inkl. MWST) und werden bis 2025 garantiert - danach ist eine Erhöhung zu erwarten / wahrscheinlich.

Nun ist es ein recht einfaches Rechenbeispiel - bei 100.000 Lizenzen zu je 2.81 € belaufen sich die Lizenzkosten zukünftig (ohne Anpassung) auf 281.000 Euro / Monat oder rund 3.3 Mio. Euro pro Jahr. Es ist naheliegend, dass diese Summe nicht zur Verfügung steht bzw. das System damit gänzlich unfinanzierbar wird. Richtigerweise muss man natürlich mit 27.000 Lizenzen rechnen - das macht es jedoch nur bedingt besser: 75.870 Euro / Monat oder knapp eine Mio. Euro pro Jahr. Diese Lizenzzahl ist jedoch täglichen Schwankungen unterlegen und kann bis zum theoretischen Maximum der Mitglieder ansteigen - das wären dann wieder 100.000 Lizenzen.

Es muss also eine Lösung gefunden werden. 

Was ist seit April 2022 passiert?

Die Auswirkungen wurden zusammengefasst - die verschiedenen Rechenbeispiele ausgeführt und ein Lösungsweg skizziert der die zu erwartenden Kosten in einen finanzierbaren Bereich bringt. Bei der Bezirkskommandantenklausur im Mai 2023 wurde eine erste Version des Plans vorgestellt. Dieser sieht grundlegend folgende Änderungen vor:

• Definition von Funktionen  (z.B. BFKDT, BAZ Disponent, uvm.) die Mitglieder auch zukünftig für einen Office 365 Zugang qualifizieren sollen - Kosten trägt der NÖ Landesfeuerwehrverband
• Möglichkeit der Kostenübernahme durch die eigene Feuerwehr - Entscheidung trägt das jeweilige Feuerwehrkommando 
• Umstellung aller übrigen Benutzer auf MailUser → verfügen über einen Benutzer und eine @feuerwehr.gv.at E-Mail Adresse können jedoch keine Office 365 Funktionen verwenden, erhalten jedoch weiterhin Informationen / Aussendungen und können eigene Dienste wie FDISK oder die e-Learningplattform Moodle weiter verwenden

Ebenso wurde der - äußerst sportliche - Zeitplan vorgestellt und zur Kenntnis genommen:

Als Ziel lässt sich festhalten, dass alle Benutzer die Office 365 und seine Vorteile nutzen wollen dieses auch weiterhin tun können. Zusätzlich wird zahlreichen Mitglieder - aufgrund ihrer Funktionen - zukünftig die Verwendung vorgegeben - hier ist kein OptOut möglich/vorgesehen. Dienstliche Informationen werden wie seit 2014 begonnen nur auf diesen Kommunikationswegen zur Verfügung gestellt.

Welche Lizenzen gibt es?

Es sind folgende Lizenzen vorgesehen / möglich

Wer erhält welche Lizenz?

Zu unterscheiden gilt es bei dieser Frage ob die Zuweisung automatisch erfolgt oder manuell. Der überwiegende Teil der Zuweisungen im System erfolgt automatisch auf Basis von "qualifizierenden Funktionen". 

Was ist nun eine "qualifizierende Funktion"?

Es handelt sich dabei um eine im Vorfeld definierte Funktion die auf Basis von Entscheidungen im System entsprechend gekennzeichnet wurden. Wird einem Mitglied eine beliebige derartige Funktion zugewiesen (z.B. Bezirksfeuerwehrkommandant) erhält man automatisch mindestens die dafür vorgesehene Office 365 E1 Lizenz. Es gibt für diese Funktionsträger kein OptOut - d.h. der Zugang bzw. die Lizenz ist nicht abbestellbar, einzig eine Funktionsniederlegung beendet auch die Qualifikation dafür.

Wenn mehrere qualifizierende Funktionen bestehen / aufrecht sind, wird nur eine Lizenz zugewiesen.

Was passiert wenn bereits eine E1 oder F3 Lizenz bestand?

Hat die betreffende Person zu Zeitpunkt der Zuweisung einer qualifizierenden Funktion bereits manuell eine E1 oder F3 Lizenz besessen, so bleibt diese Zuweisung weiterhin ersichtlich und aufrecht jedoch wird die "höherwertige" Lizenz auf LFKDO-Ebene im System zugewiesen. Es erfolgt damit auch die Kostenübernahme durch das LFKDO.

Was passiert wenn bereits eine E3 Lizenz bestand oder zugewiesen werden soll?

Die E3 ist höherwertiger als die E1 Lizenz. War diese bei Zuweisung einer qualifizierenden Funktion bereits vorhanden oder soll nachträglich erhöht werden, wird im System die E3 Lizenz zugewiesen und die Kostenübernahme wird an die zuweisende Instanz (Feuerwehr oder LFKDO) verschoben.

Manuelle Zuweisungen

Ungeachtet der qualifizierenden Funktionen können beliebig viele (max. 999) manuelle Lizenz Zuweisungen pro Lizenz Art vorgenommen werden. Die Entscheidung darüber wer eine Lizenz erhält liegt bei der zuweisenden Instanz (im Normalfall die Feuerwehr). Die Einträge bestehen parallel zu den ggf. vorhandenen automatischen Zuweisungen, kommen aber nur zur Verrechnung wenn keine automatische Zuweisung mehr existieren sollte. Eine manuelle Zuweisung kann somit auch als Backup gesehen werden um weiterhin Zugang zu den Office 365 Funktionen sicherzustellen auch wenn eine Funktions-Beendigung bevorsteht.

Zusätzliche Lizenzen (Fahrzeuge, etc.)

Zusätzliche Benutzer-Accounts (inkl. Lizenzen) die nicht an eine Person gebunden sind (z.B. Account für ein Tablet in einem Fahrzeug, etc.) sind per Ticketsystem zu beantragen. Der genaue Prozess dafür wird noch definiert - die Anforderung wird vermutlich per Ticketsystem / Service-Portal erfolgen.

Wie funktioniert die Lizenz-Zuweisung?

Die Verwaltung der Office 365 Lizenzen erfolgt via FDISK im Bereich Dienstpostenplan. 

Im Dienstpostenplan gibt es eine zusätzliche Funktionsgruppe "Office 365 Lizenzierung" - dahinter werden alle "Pseudo-Funktionen" für die Verwaltung der Lizenzen zusammengefasst.

Die unterschiedlichen Lizenzen bzw. Verrechnungsarten werden nachfolgend zusammengefasst: (grün = Selbstverwaltung, gelb = Automatismus)

Beispielhafte Zuweisung mit verschiedenen Details (Hinweise im Feld "Bemerkung")

Wie kann eine Zuweisung beendet werden?

Beendet werden können nur manuell ergänzte Einträge. Die Beendigung kann nur jahresweise erfolgen und erfolgt durch Eintrag in das Feld "BIS".

Beispiele:

• Zuweisung VON 01.10.2023 → mögliches erstes Ende: 01.10.2024 → wird eine Datum vor dem 01.10.2024 eingetragen, erfolgt asynchron eine Korrektur auf den 01.10.2024 durch das System im Hintergrund. 
• Zuweisung VON 01.10.2023 → Eintrag von BIS-Datum 12.12.2024 → resultierendes BIS-Datum (wird asynchron korrigiert) ist der 01.10.2025

Was passiert wenn ein Benutzer keine Lizenz mehr hat?

Wenn einen Benutzer über keine Lizenz mehr verfügt (z.B. weil alle automatischen Qualifikationen/Funktionen beendet wurden) sind sämtliche Office 365 Funktionen nicht mehr nutzbar. Alle gespeicherten Daten (Exchange Online, OneDrive, etc.) werden spätestens 30 Tage nach Entzug der Lizenz gelöscht und sind ab dann nicht mehr wiederherstellbar!

Ohne Lizenz bestehen jedoch immer noch Zugangsdaten - diese sind für die verschiedenen IT-Services des NÖ Landesfeuerwehrverbandes (FDISK 2.x, e-Learning Moodle, etc.) weiterhin verwendbar.

Umstellung auf Mail-User

Wenn die betreffende Person eine Erreichbarkeit vom Typ E-Mail in FDISK hinterlegt hat wird das Benutzer-Objekt auf einen "MailUser" umgestellt. Damit existiert weiterhin die Erreichbarkeit mittels @feuerwehr.gv.at E-Mailadresse (direkt oder über die zahlreichen Verteilergruppen) und die eingehende E-Mail wird an die externe E-Mailadresse weitergeleitet.

Werden in FDIKS bei dem Mitglied mehrere Erreichbarkeiten des Typs "E-Mail" erfasst erfolgt die Reihung nach der "Verwenden"-Checkbox sowie der Art in folgender Reihenfolge:

• EMail privat + "verwenden" = aktiv
• EMail dienstlich + "verwenden" = aktiv
• EMail + "verwenden" = aktiv
• EMail privat + "verwenden" = nicht aktiv
• EMail dienstlich + "verwenden" = nicht aktiv
• EMail + "verwenden" = nicht aktiv

Auswertungen

Seitens NÖ Landesfeuerwehrverband erfolgt eine monatliche Aussendung an jede Feuerwehr mit Detailinformationen zu allen Benutzern der eigenen Feuerwehr. Diese Aussendung enthält auch weiterführende Informationen über die Benutzeraktivität. 

Die Farben können wie folgt interpretiert werden:

Wie funktioniert die Verrechnung?

Lizenzen werden immer für 12 Monate verrechnet. Stichtag für die Ermittlung ist der 30. September jeden Jahres. Es ist nicht relevant wie viele Zuweisungen zu diesem Zeitpunkt bestehen, sondern wie viele Zuweisungen innerhalb der letzten 12 Monate zugewiesen wurden. Allfällige Mehrfachzuweisungen werden bei der Auswertung bestmöglich berücksichtigt. Es wird bei Mehrfachzuweisungen vorrangig eine Verrechnung an das LFKDO durchgeführt.

Die Daten werden in das Buchhaltungssystem des NÖ Landesfeuerwehrverbandes übernommen und von dort automatisiert abgebucht. 

Die Feuerwehr erhält eine Detailübersicht bzgl. der verrechneten Lizenzen.